Czym kierować się przy wyborze programu księgowego?

Wybierając program księgowy do firmy, powinniśmy przede wszystkim dopasować go do naszych potrzeb. Oznacza to, że musimy wziąć pod uwagę to, jaką działalność prowadzimy. Czy posiadamy hotel, restauracje, przedsiębiorstwo produkcyjne, a może świadczymy jakieś proste usługi. Od tego, jaką działalność prowadzimy, zależy to, czy wystarczy nam zwykła księga przychodów i rozchodów, czy będziemy musieli prowadzić na przykład magazyn. Oczywiście najmniej skomplikowana jest księgowość firm jednoosobowych, które nie posiadają dodatkowych pracowników, dlatego nie muszą też odprowadzać podatku, wynagrodzeń i innych świadczeń na ich rzecz, więc program dla nich nie będzie musiał posiadać modułu „Kadry i płace”.

Księgowość pełna czy prosta?

Zastanówmy się jakiej księgowości potrzebujemy: pełnej, czy może wystarczy nam najprostsza jej forma. Jeżeli potrzebujemy pełnej, rozbudowanej księgowości wówczas zwróćmy uwagę na programy księgowe, które oferują możliwość prowadzenia kilku otwartych jednocześnie sesji. Jeżeli obecnie prowadzimy prostą rachunkowość, ale planujemy rozwijać naszą firmę, warto wybrać taki program, który później będziemy mogli rozbudowywać.

Jakie funkcje powinien posiadać dobry program księgowy?

Każdy, nawet najbardziej podstawowy program księgowy musi nam pozwalać na prowadzenie różnego rodzaju ewidencji związanych z obowiązkiem posiadania księgi przychodów i rozchodów. Jeżeli zatrudniamy pracowników, potrzebny będzie nam również moduł służący do obliczania płac, wynagrodzeń i składek ubezpieczeniowych. Dodatkową opcją może być także możliwość ewidencji innych środków trwałych, przebiegu pojazdu czy wydatków eksploatacyjnych. Każdy program powinien nam umożliwiać księgowanie podzielone na poszczególne okresy, obliczanie marż, czy struktur kosztów i przychodów. Jeżeli jest to nasza pierwsza styczność z tego typu programem - dobrze, aby był on prosty w obsłudze i jak najbardziej intuicyjny. Zwróćmy też uwagę na to czy producent zapewnia jego bieżące aktualizowanie - zarówno pod kątem technicznym jak i zmieniających się przepisów prawa. Dowiedzmy się również, czy producent w razie konieczności zapewnia nam wsparcie techniczne.