#1 Brak zdefiniowania grupy odbiorców eventu online

Pierwszym krokiem kiedy chcemy zorganizować event powinno być zdefiniowanie jego grupy docelowej. Bez tego niemożliwy jest właściwy dobór treści oraz środków promocji czy komunikacji. Ponadto chroni to przed rozczarowaniem ze strony uczestników eventu, których oczekiwania nie zostały spełnione.

W początkowym etapie warto przeprowadzić dogłębny research i zorientować się, czy treść, którą planujemy zaprezentować, w ogóle zainteresuje naszą grupę docelową. Może się na przykład okazać, że jej potrzeby zmieniły się w związku z pandemią. Wówczas trzeba je odkryć i dopasować do nich treść naszego eventu.

#2 Niejasny cel wydarzenia

Kolejną często pomijaną kwestią w organizacji eventu online jest brak jednoznacznego określenia jego celu. Może być nim na przykład pozyskanie nowych klientów, promocja nowego produktu czy przekazanie ważnej informacji. Zdefiniowanie celu bardzo pomaga na kolejnych etapach organizacji eventu online.

Co więcej, ustalając cel, powinniśmy również myśleć o korzyściach, jakie wyciągnie z eventu nasza grupa odbiorców. W ten sposób zyskamy gwarancję, że zainteresujemy potencjalnych uczestników wydarzenia. Jest to istotne zwłaszcza przy realizacji transmisji szkoleń i webinarów.

#3 Zły wybór narzędzia

Częstym błędem w organizacji eventów online jest wybór nieodpowiedniego narzędzia. Organizatorzy zapominają o tym, że prócz posiadania wielu funkcji powinno być ono przede wszystkim intuicyjne i proste w obsłudze. Jest to ważne, ponieważ ludzie na ogół nie lubią doświadczać problemów w korzystaniu z narzędzi i mogą się w efekcie łatwo zniechęcić do uczestnictwa w evencie.

Kiedy już wyselekcjonujemy narzędzia najbardziej intuicyjne, wybierzmy z nich te, które mają największe możliwości techniczne. Weźmy pod uwagę to, do jakiej maksymalnej liczby uczestników dostosowane jest narzędzie oraz czy umożliwia ono obecność kilku prelegentów jednocześnie, wgrywanie prezentacji i udostępnianie ekranu. Z perspektywy uczestników istotna jest ponadto możliwość zadawania pytań.

#4 Brak planu eventu online

Kluczową kwestią jest opracowanie dokładnego planu wydarzenia i omówienie go indywidualnie z każdym prelegentem. Występujący muszą znać kolejność i przebieg wystąpień. Poza tym należy poświęcić czas na zaznajomienie prelegentów z narzędziem, z którego będziemy korzystać. Szkolenie jest konieczne, gdyż w razie problemów technicznych prelegent przemawiający ze swojego domu będzie zdany sam na siebie.

Trzymanie się ustalonego planu jest wyrazem szacunku dla czasu prelegentów i słuchaczy. Poszczególne wystąpienia powinny więc odbywać się o ustalonych wcześniej godzinach. Przeciąganie spotkań sprawi, że cały event się wydłuży, przez co część uczestników mających inne zobowiązania ominą ciekawe treści. Podczas organizowania live streamingu konferencji zadbajmy więc o dobrą organizację i pamiętajmy o pozostawieniu marginesu czasu na pytania.

#5 Nieudolna promocja wydarzenia online

Aby event online osiągnął sukces, potrzebna jest umiejętna jego promocja. W pierwszej kolejności należy zadbać o merytoryczny i adekwatny opis wydarzenia. Potencjalni uczestnicy nie będą chcieli jednak czytać ściany tekstu - wystarczy krótkie wypunktowanie najważniejszych tematów, które chcemy poruszyć podczas eventu.

Bardzo ważny jest odpowiedni wybór kanałów promocji eventu. Świetnie sprawdzają się tutaj media społecznościowe jak np. Faceook, na którym możemy utworzyć wydarzenie i cały czas przypominać o nim z pozycji naszego kanału. Warto poszukać również grup tematycznych, gdzie zostawimy informację o evencie. Korzystne dla promocji eventu może również okazać się pozyskanie partnerów medialnych o szerokich zasięgach.

#6 Brak prośby o feedback po wydarzeniu online

Po zakończeniu eventu warto poprosić uczestników o feedback. Dzięki zdobyciu ich opinii zyskamy wiedzę, nad czym popracować, aby udoskonalić nasze wydarzenia online. Ponadto będzie to też okazja do dowiedzenia się więcej na temat naszej grupy docelowej: jej zainteresowań, potrzeb i oczekiwań.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat specyfiki eventów organizowanych w dobie pandemii? Przeczytaj tekst na blogu agencji eventowej z Krakowa: Live Streaming jako rozwiązanie dla imprez masowych w czasach koronawirusa