Czym jest faktura pro forma?
Przede wszystkim trzeba sobie uświadomić, iż zgodnie z naszym prawem, faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym oraz nie stanowi podstawy do uiszczenia opłaty. Ponad to nie jest ona dowodem zrealizowanej transakcji. Jest wysyłana jako element oferty, który informuje o tym, jak faktura rzeczywista będzie wyglądać, z czego się będzie składać oraz jakie będą koszty zawartej transakcji. Może być wysłana jako forma wezwania do zapłaty, forma informacji o kosztach lub zapowiedź wystawienia faktury właściwej w bliskiej przyszłości. Pro forma nie generuje obowiązku podatkowego oraz nie może zostać zaksięgowana w ewidencji. Nie może być również brana pod uwagę podczas rozliczeń i nie stanowi podstawy do roszczeń wobec jej odbiorcy.
Kiedy można wystawić fakturę pro forma?
Jako iż nie jest to dokument księgowy, który nie funkcjonuje w rzeczywistości polskiej księgowości oraz polskiego prawa to nie ma też jednoznacznych wskazań dotyczących tego, kiedy może pro forma być wystawiana, a kiedy nie. Nie istnieją przepisy regulujące termin wystawienia, dlatego też można ją przesłać kontrahentowi w każdym dowolnym momencie. Podczas nawiązywania relacji biznesowej bardzo dobrą praktyką jest przesyłanie faktury pro forma wraz z pierwszymi dokumentami ofertowymi. To pozwala kontrahentowi zapoznać się z wartością usługi oraz sposobem jej fakturowania. Można również wystawiać ją na kilka dni poprzedzających termin wystawienia właściwej faktury, jako formę poinformowania o zbliżającej się konieczności uiszczenia zapłaty. Pro forma może też być wystawiana po terminie zapłaty, jako rodzaj ponaglenia lub wezwania do zapłaty. Jednak pro forma nie może zostać wypłacona po uiszczeniu przez kontrahenta zaliczki albo całości zapłaty. W takiej sytuacji wystawić trzeba właściwą fakturę VAT.
Znaczenie oraz zastosowanie faktury pro forma jest bardzo duże. Przede wszystkim pro forma służyć może jako sposób na regulowanie relacji pomiędzy kontrahentami. Tym bardziej iż nie generuje ona obowiązku podatkowego, dlatego jej wystawienie nie wiąże się z koniecznością odprowadzenia VAT lub podatku dochodowego. Dla samego wystawiającego jest to narzędzie do ofertowania i informowania o zbliżającej się zapłacie albo ponaglania do opłacenia zaległej faktury. Dla odbierającego jest to sposób na zapoznanie się z wizualizacją właściwej faktury i możliwość przygotowana się do zbliżającej się opłaty, a także nieformalne przypomnienie o zaległych przez niego opłatach wiążących się z dodatkowymi kosztami. Dlatego też obydwie strony transakcji mogą z powodzeniem wykorzystywać ten dokument bez ponoszenia żadnych konsekwencji prawnych, finansowych i księgowych.
Porady dla przedsiębiorców dostarczył portal Faktury.pl oferujący usługę wystawiania faktur online.
