Czym jest konto firmowe?
Konto firmowe różni się od osobistego pewnymi warunkami, a także dodatkowymi usługami, które są oferowane przez banki. Z zasady, rachunek firmowy przeznaczony jest jedynie do transakcji biznesowych i ułatwia rozliczanie się z takimi urzędami jak ZUS czy US. Szczegółowe informacje, a także porównanie ofert bankowych można znaleźć na stronie https://www.bankier.pl/smart/konta-firmowe. Z kolei rachunki osobiste, zwane również ROR, stosuje się jedynie w celach prywatnych.
Nie każdy polski przedsiębiorca jest jednak zobowiązany do odrębnego konta do rozliczeń biznesowych. Wyłączeni z tego są mikroprzedsiębiorcy, do której to kategorii przeważnie zalicza się jednoosobowa działalność gospodarcza. Poza tym, w zakres wchodzą wszystkie firmy, które zatrudniają mniej niż 10 pracowników oraz te, których roczny obrót netto ze sprzedaży nie przekracza 2 milionów euro.
W praktyce jednak wielu właścicieli firm decyduje się na rozdzielenie rachunków firmowych od prywatnych. Jest to niezbędne do wykonywania transakcji o wartości większej niż 15 tysięcy złotych, do rozliczania się z podatku VAT, a także do wykonywania rozdzielnych płatności, czyli tzw. split payment. Można również łatwiej uzyskać kredyty lub inne finansowania. Niezależnie jednak od tego, czy dany przedsiębiorca musi posiadać konto firmowe, czy nie, po jego założeniu powinien bezzwłocznie zgłosić je do Urzędu Skarbowego.
Czy każdy musi zgłosić konto bankowe do Urzędu Skarbowego?
Obowiązek wysłania zgłoszenia do Urzędu Skarbowego dotyczy wszystkich kont bankowych, zarówno tych firmowych, jak i osobistych – oczywiście o ile prowadzi się na nich operacje związane z różnymi aspektami działalności gospodarczej.
Przedsiębiorca ma 7 dni na zgłoszenie założenia konta firmowego. Powinien to zrobić we właściwym oddziale Urzędu Skarbowego, czyli tym powiązanym z jego miejscem zamieszkania. Jeśli przekroczy ten termin, to zacznie podlegać pod nałożenie kary grzywny za wykroczenie skarbowe.
Jak należy zgłosić konto firmowe do Urzędu Skarbowego?
W związku z koniecznością zgłoszenia konta firmowego do Urzędu Skarbowego mogą pojawiać się pewne pytania i wątpliwości. Czy proces ten zachodzi automatycznie, czy zgłoszenie musi złożyć przedsiębiorca, czy może robi to pracownik banku? Warto dokładnie zapoznać się z regulacjami, ponieważ warunki mogą różnić się w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. W każdym wypadku warto również skorzystać z pomocy doradcy finansowego i już na etapie zakładania konta w banku dopytać o najważniejsze kwestie.
W większości przypadków to właśnie przedsiębiorca powinien zgłosić założenie konta firmowego do US. Może to zrobić poprzez użycie odpowiedniej dokumentacji:
- wniosek CEIDG-1 – jest on składany w przypadku, gdy z daną firmą powiązany jest więcej niż tylko jeden rachunek bankowy;
- wniosek CEIDG-RB – dotyczy sytuacji, w których istnieje tylko jedno konto bankowe. Składają go właściciele jednoosobowej działalności gospodarczej w oddziale Urzędu Skarbowego, który podlega pod dane miejsce zamieszkania;
- NIP-8 – ten dokument składają pozostali przedsiębiorcy, którzy nie zaliczają się do jednoosobowej działalności gospodarczej (z wyłączeniem spółek cywilnych). Dotyczy to więc m.in. spółek akcyjnych, z o.o., komandytowych itp.;
- NIP-2 – ten dokument dotyczy spółek cywilnych, a także innych podmiotów nieposiadających osobowości prawnej, a będących płatnikami lub podatnikami.
Warto również wspomnieć, że jednoosobowe spółki cywilne po wypełnieniu wniosku CEDG-1 nie muszą bezpośrednio zgłaszać konta firmowego do Urzędu Skarbowego. W ich przypadku nastąpi to automatycznie po przyjęciu zapisu do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczych.
Czy trzeba zgłosić zmianę konta firmowego?
Przedsiębiorca musi zgłosić założenie konta firmowego, ale co ze zmianą numeru rachunku? Nie ma tu żadnych odstępstw od reguł – o jakiejkolwiek aktualizacji danych dotyczących firmy powinno się poinformować odpowiednie organy, w tym również Urząd Skarbowy. Jak więc to zrobić?
Informacje o zmianie numeru konta bankowego należy umieścić w tym samym wniosku, który był składany przy zakładaniu. Tak więc jednoosobowa działalność gospodarcza wprowadza zmiany w CEIDG, spółki cywilne w NIP-2, a pozostałe rodzaje przedsiębiorstw, które wpisane są do KRS (Krajowego Rejestru Sądowego) – w NIP-8.
Podmioty, które posłużyły się wnioskiem CEIDG-1 (czyli tym związanym z więcej niż jednym rachunkiem firmowym), zobowiązane są także do uzupełnienia załącznika RB w przypadku zmiany numerów. Jeśli zaś przedsiębiorca chce zlikwidować numer konta, to powinien zaznaczyć na druku informację o takiej likwidacji.
Należy pamiętać, że na tę czynność przedsiębiorca również ma 7 dni od dnia wykonania zmiany. Jeśli przekroczy ten termin, to obowiązują te same sankcje, co w przypadku informacji o założeniu konta firmowego.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze konta firmowego?
Na sam koniec warto również uwzględnić kilka istotnych informacji na temat samego wyboru konta firmowego. Obecnie banki wychodzą naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców i dopasowują warunki do ich potrzeb. Każdy przedsiębiorca powinien jednak przeanalizować, czy odpowiadają one wymogom akurat tego konkretnego charakteru działalności.
Jednak wśród ogólnych czynników, które warto sprawdzić, jest z pewnością sam koszt prowadzenia rachunku oraz korzystania z karty płatniczej/debetowej. Istotna jest również liczba darmowych transakcji oraz kwota za wykonywanie przelewów ekspresowych lub zagranicznych.
Każdy właściciel firmy powinien zgłosić swój rachunek bankowy do Urzędu Skarbowego, niezależnie od tego, czy jest to konto firmowe, czy osobiste. Można tego dokonać przy pomocy konkretnych dokumentów w ciągu 7 dni od daty założenia.
