W marcu wprowadzono "kwarantannę" dla pism wpływających do Urzędu. Dokumenty miały trafiać do "skrzynki podawczej", skąd były wyjmowane po 48 godzinach. Obywatele nie otrzymywali potwierdzenia złożenia pisma we wspomnianej skrzynce. Niekiedy urzędnicy bagatelizowali problem na zasadzie "oj przecież nie zginie". Wbrew pozorom sprawa nie jest błaha.

- Brak potwierdzenia wpływu pisma był jedną z przyczyn złożenia mojej skargi na działanie Urzędu Miasta Krosna w marcu - mówi Piotr Dymiński.

- W moim przypadku sprawa była poważna, ponieważ Urząd poprosił o dostarczenie brakującego dokumentu notarialnego, który już wcześniej złożyliśmy w Urzędzie. Po złożeniu skargi okazało się, że za pierwszym razem dokument nie został dołączony jako załącznik przy przekazywaniu pomiędzy Wydziałami i dlatego, w czasie pandemii, zostałem ponownie poproszony o jego dostarczenie. Rada Miasta uznała, że błąd przy przekazywaniu dokumentacji i kolejne wzywanie obywatela, to nie jest powód, żeby uznać skargę za zasadną - relacjonuje Piotr Dymiński przyczyny całej sytuacji.

- Jednak ten błąd urzędników doprowadził do sytuacji, w której zgłosiłem się z dokumentem notarialnym w celu udostepnienia go do skopiowania z potwierdzeniem zgodności z oryginałem, jak z poprzednią kopią, która "zaginęła" w Urzędzie. Na miejscu polecono mi wrzucenie oryginału dokumentu do pudełka, bez żadnego potwierdzenia, że go złożyłem, bez informacji kiedy i jak odzyskam oryginał, który przecież był mi potrzebny przy załatwianiu innych spraw. Nic. Po prostu: "Wrzucić do pudełka, nie dajemy potwierdzeń. Zarządzenie Prezydenta. Kropka." - mówi Piotr Dymiński.

Po kilku miesiącach Rada Miasta zajęła się sprawą i faktycznie w czerwcu uznała, że Urząd powinien potwierdzać wpływ pism, bo od tego zależą terminy, a sprawa potwierdzenia może być ważna dla obywatela z różnych powodów.

Urząd Miasta nie do końca zastosował się do poleceń. Wydawano potwierdzenia "z opóźnieniem". Wrzucając pismo do skrzynki można było podać adres e-mail, na który po zakończeniu kwarantanny przesyłano elektroniczne potwierdzenie wpływu pisma.

- Rodziło to szereg dziwnych sytuacji. Urzędnik nie mógł przybić pieczątki, bo to stanowi zagrożenie, ale ja mogłem wziąć długopis, którego używa urzędnik i inni interesanci, żeby napisać na jaki adres e-mail należy przysłać potwierdzenie. W drugą stronę, gdy odbierałem korespondencję z Urzędu, kurier oczekiwał podpisu potwierdzającego odbiór. Czyli w Kancelarii Ogólnej przybicie pieczątki stanowiło śmiertelne zagrożenie, ale już wymiana kartki z potwierdzeniem z kurierem była bezpieczna dla nas obu? A gdyby przesyłka była awizowana i miałbym ją odebrać w Urzędzie, to mógłbym zamiast potwierdzać odbiór na miejscu, przesłać potwierdzenie mailem po 48 godzinach? Ktoś, by mi wydał przesyłkę bez potwierdzenia? - Piotr Dymiński wymienia powody złożenia kolejnej skargi na nie wykonanie zaleceń Rady Miasta przez Prezydenta.

Podczas dyskusji nad tym punktem radny Paweł Krzanowski dodał, że urzędnicy i obywatele nie są traktowani równo. Także podał przykład z kurierem dostarczającym korespondencję Urzędu. Dodał też, że w Urzędzie Stanu Cywilnego wpłacane pieniądze przechodzą kwarantannę, a w kasie gminy nie. Kasa gminy też od razu wydaje potwierdzenia wpłaty, podczas gdy w okienku obok urzędnik nie potwierdza wpływu dokumentów z powodu COVID.

Radni w głosowaniu w dniu 29 września uznali zasadność skargi na zaistniałą sytuację. Już 30 września Urząd Miasta ogłosił, że aby otrzymać potwierdzenie złożenia dokumentu należy złożyć pismo na stanowisku Kancelarii Ogólnej gdzie pracownik potwierdzi złożenie pisma.

red.